L’organisation d’une fête d’entreprise de fin d’année se déroule en plusieurs étapes, de sorte qu’aucune partie nécessaire de l’événement n’est négligée. Le respect de ces étapes est la clé d’une fête créative et organisée.

Choisir le lieu de la fête

La première chose que vous devez faire pour organiser une fête de fin d’année pour vos collaborateurs, c’est de choisir le lieu où elle va se dérouler. S’il s’agit d’une simple fête du personnel, vous pouvez l’organiser au siège de votre entreprise.

Toutefois, si vous souhaitez organiser une fête plus importante, vous devrez peut-être louer un lieu à l’extérieur afin d’accueillir plus de personnes et de rendre l’événement plus spécial. Vous pouvez par exemple choisir Les Salons parisiens.

D’ailleurs, chez Les Salons Parisiens, il est possible de personnaliser votre événement en fonction de vos attentes. Une équipe d’experts peut vous offrir un accompagnement sur mesure dès la sélection de la salle de réception idéale jusqu’à l’organisation complète de l’événement. Pour avoir les détails, visitez le site https://lessalonsparisiens.com/.

Déterminer le budget

Sur la base du budget que vous avez fixé, déterminez le montant que vous pouvez investir. C’est en réfléchissant calmement à la valeur spécifique de la fête que vous pourrez choisir toutes les options d’organisation de la fête, y compris le menu, le lieu, les cadeaux, etc.

Lorsque vous discutez de votre budget, il est préférable d’élaborer des scénarios positifs, réalistes et négatifs. Le premier scénario est que vous dépensez moins que prévu. Les promotions, les réductions, les affiliations… peuvent être des raisons de rendre l’investissement moins onéreux, rendant ainsi possible le scénario positif.

Dans le second scénario, les dépenses se situent dans la fourchette prévue. C’est la situation idéale où il n’y a pas de surprise majeure. Enfin, le scénario négatif, où les prix augmentent de manière exponentielle et où vous dépensez plus que prévu pour votre soirée de réveillon. C’est la situation la plus dangereuse et vous devez essayer de l’éviter.

Déterminer la liste des invités

Vous pouvez inviter uniquement le personnel, les employés et leurs familles, ou limiter le nombre d’invités que chaque employé peut amener. Le nombre de personnes aura un impact direct sur le budget et le contenu de la fête. Tout sera affecté, de la taille du lieu à la quantité de boissons et de nourriture, en passant par le nombre de cadeaux.

Vous pouvez également envisager de faire payer des tickets supplémentaires, ce qui signifie que les invités extérieurs à l’organisation devront payer un supplément. Veillez toutefois à ce que cette décision ait un sens pour votre organisation, car en fonction de la personnalité de votre personnel, elle pourrait créer une atmosphère négative.

Planifier à l’avance

Si vous planifiez votre événement de fin d’année à la dernière minute, il peut être difficile de garantir la qualité de la fête et vous risquez d’avoir moins d’options, la salle ou le buffet étant peut-être déjà réservés. Moins de choix signifie moins de budget, c’est pourquoi réserver à l’avance est le meilleur moyen de garantir la réussite de l’événement social.

Pour un événement en décembre, les préparatifs devraient commencer à la fin du mois de septembre et au début du mois suivant au plus tard ! Si vous avez besoin d’une salle extérieure, prévoyez de la louer en début d’année.

Une autre raison de prendre son temps pour organiser une fête est de se donner le temps de mûrir. Ainsi, les décisions stratégiques que vous prendrez seront plus convaincantes, plus susceptibles d’être soutenues par votre personnel et augmenteront la valeur de votre événement.